Nebenkosten - Abrechnung prüfen, Fehler finden

Taschenrechner mit Quittungsblock

Nebenkostenabrechnung,prüfen, berechnen, verstehen und Fehler vermeiden

 

Jeder Mieter ist verpflichtet, die verbrauchsabhängigen Nebenkosten (auch Betriebskosten genannt) zu zahlen, wenn sich der Vermieter an gesetzliche Vorschriften hält. Sonstige Zahlungen müssen im Mietvertrag explizit genannt werden. Der Abrechnungszeitraum gilt für ein Jahr. Oft werden bei der Erstellung jedoch Fehler gemacht. Wir geben Ihnen hier einige Tipps, wie Sie Fehler erkennen können und worauf Sie achten müssen.

 

Was sind Nebenkosten?

Heizung und Warmwasser sind offensichtliche Nebenkosten. Doch auch folgende Kosten kann der Vermieter auf die Mieter umlegen:

  • Grundsteuer
  • Wasser
  • Abwasser
  • Fahrstuhl (auch von Mietern im Erdgeschoss zu zahlen)
  • Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Hausreinigung
  • Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung (Hausflur, Waschkeller)
  • Schornsteinreinigung
  • Versicherungen
  • Hauswart
  • Gemeinschaftsantenne
  • Einrichtung zur Wäschepflege (= Gemeinschaftswaschmaschinen)
  • sonstige Kosten wie z.B. Sauna oder Schwimmbad im Haus

 

Ist die Nebenkostenabrechnung formell richtig?

Gemäß § 259 BGB muss eine Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung folgende Mindestangaben enthalten, damit sie formell korrekt ist:

  • Auflistung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
  • berechneter Anteil des Mieters
  • Angabe der geleisteten Vorauszahlungen

 

Dem Mieter muss es mit diesen Mindestangaben möglich sein, die Abrechnung zu prüfen und seinen Anteil nachzuvollziehen. Die Nebenkostenabrechnung ist unwirksam, wenn auch nur eine dieser Angaben fehlt oder fehlerhaft ist. Der Vermieter hat dann zwölf Monate Zeit, um die Formfehler zu korrigieren. Wenn er die Frist versäumt, dann hat er keinen Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung.

 

Welche Verteilerschlüssel gibt es?

Es gibt insgesamt vier verschiedene Arten von Verteilerschlüsseln. Die Art des Verteilerschlüssels ist auch abhängig von den abzurechnenden Nebenkosten. Nicht jeder Schlüssel darf für jede Nebenkostenart benutzt werden. Hier unterscheidet man zwischen warmen und kalten Nebenkosten.

      1.Wohnfläche

Laut Gesetz ist die Verteilung der kalten Nebenkosten anteilig nach der Wohnfläche durchzuführen (wenn nichts anderes vereinbart wurde). Je nach Größe der Wohnung zahlen Mieter einen unterschiedlich großen Anteil an den Nebenkosten.

Beispiel: Die Gesamtfläche der Wohnungen eines Mietshauses beträgt 300 m². Wenn ein Mieter eine 50 m² Wohnung bewohnt, zahlt er also einen Anteil von 50 zu 300. Wenn die Wohnung 90 m² groß ist, dann beträgt der Anteil 90 zu 300.

      2.Personenzahl

Der Name sagt es schon: Die in der jeweiligen Wohnung lebenden Personen werden als Verteilerschlüssel verwendet. Dieser darf auch auf die kalten Nebenkosten angewendet werden. Grundsätzlich ist die Verteilung nach Personenzahl gerecht, schließlich kann man davon ausgehen, dass mehr Personen auch mehr verbrauchen. Hier unterstellt man, dass alle Mieter ungefähr gleich viel verbrauchen. Natürlich bestätigen hier Ausnahmen die Regel: Wenn z.B. ein Mieter jeden Abend badet, kann es sein, dass er mehr Wasser verbraucht als ein Zwei-Personen-Haushalt.

Beispiel: In der ersten Wohnung wohnt eine Person, in der zweiten zwei Personen, in der dritten drei und in der vierten vier. Das heißt, die Nebenkosten werden auf zehn Mieter umgelegt. Die anteilige Kostenübernahme der Gesamtabrechnung beträgt also für Wohnung eins - 1/10, für Wohnung zwei – 2/10, Wohnung drei – 3/10 und Wohnung vier – 4/10.

      3. Verbrauch

Der Umlageschlüsse nach Verbrauch ist nicht nur auf die verbrauchsabhängigen Kosten anwendbar, vielmehr ist es Pflicht, wenn in allen Wohnungen entsprechende Messeinrichtungen installiert wurden, um den individuellen Verbrauch bestimmten zu können. Warmwasser- und Heizkosten gehören dazu. Wenn der Vermieter nach Verbrauch abrechnet ist er dazu verpflichtet, den Gesamtverbrauch und den Einzelverbrauch aufgeschlüsselt darzustellen. Es ist nicht erlaubt, den individuellen Verbrauch anhand einer Schätzung abzurechnen.

      4. Wohneinheit

Die kalten Nebenkosten können auch über die Variante „Wohneinheit“ abgerechnet werden. Das heißt, dass jede Wohnung denselben Anteil an den Betriebskosten übernimmt. Bei vier Wohnungen heißt das, dass jede Wohnung ein Fünftel der Nebenkosten trägt. Der Schlüssel „Wohneinheit“ bietet sich aber nur an, wenn man davon ausgehen kann, dass der Verbrauch pro Wohnung in etwa gleich hoch ist. Ist dies nicht der Fall wird der Umlageschlüssel unwirksam.

 

Wurde die Frist eingehalten?

Gem. § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter dazu verpflichtet, die Jahresabrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter zu versenden. Das Datum, an dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat, ist hierfür maßgeblich. Wenn der Vermieter den Stichtag schuldhaft verpasst, hat er alle Ansprüche auf Nachforderungen verwirkt.

 

Wurde der richtige Zeitraum abgerechnet?

Die Nebenkostenabrechnung muss auch dahingehend geprüft werden, ob der richtige Abrechnungszeitraum abgerechnet wurde. Es ist gesetzlich festgelegt, dass der Zeitraum zwölf Monate beträgt. Die Abrechnung ist unwirksam, wenn der Zeitraum überschritten wurde – es liegt ein Formfehler vor. In Ausnahmefällen kann der Abrechnungszeitraum auch weniger als zwölf Monate betragen. Wenn ein Mieter z.B. im April einzieht und die Abrechnung nach Kalenderjahr erfolgt, beträgt der Abrechnungszeitraum im Einzugsjahr neun Monate.

 

Wurden die richtigen Kosten abgerechnet?

Welche Kosten auf die Mieter umgelegt und über die Vorauszahlung abgerechnet werden, steht im Mietvertrag. Sie sollten immer nachprüfen, ob die abgerechneten Positionen mit den vereinbarten übereinstimmen. Laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) haben Sie alle umlagefähigen Nebenkosten zu tragen. Sollte in Ihrem Mietvertrag einzelne Posten konkret aufgeführt sein, müssen Sie auch nur diese bezahlen. Wenn in der Abrechnung „sonstige Betriebskosten“ abgerechnet wurden, müssen diese im Mietvertrag und in der Abrechnung konkret aufgeführt sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Zahlung verweigern.

 

Welcher Verteilerschlüssel wurde verwendet?

Sie sollten in Ihrer Nebenkostenabrechnung auch prüfen, welchen Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt, der Vermieter verwendet hat. Dieser muss ebenfalls im Mietvertrag festgelegt sein. Die Heizkosten sind immer eine besondere Prüfung wert: Der Vermieter darf nicht nach eigenem Ermessen abrechnen, sondern muss sich an gesetzliche Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) halten. Mindestens 50 und maximal 70 % müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Der übrige Anteil an Heizkosten wird nach Wohnfläche verteilt (§ 7 HeizkostenV). Wenn der Vermieter sich hieran nicht hält, können Mieter laut § 12 HeizkostenV eine Kürzung um 15 % vornehmen.

 

Entspricht die Höhe der Nebenkosten dem Wirtschaftlichkeitsgebot?

Der Vermieter ist gem. § 556 Abs. 3 BGB verpflichtet, bei der Abrechnung das Wirtschaftlichkeitsgebot einzuhalten. Das heißt, er muss bei Maßnahmen und Entscheidungen, die die Nebenkosten des Mieters beeinflussen, ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen. Wenn Sie eine begründete Vermutung haben, dass die Nebenkosten zu hoch angesetzt sind, sollten Sie Einsicht in die Originalbelege fordern. Sie als Mieter müssen nachweisen, dass die Nebenkosten zu hoch angesetzt sind.

 

Wie kann ich die Abrechnung prüfen?

Sie haben als Mieter das Recht, alle Belege einzusehen. Sie dürfen diese abschreiben, sich Notizen machen, abfotografieren, einscannen oder kopieren, solange der Vermieter dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Einen Rechtsanspruch auf Zusendung der Kopien hat man als Mieter nur, wenn eine persönliche Einsichtnahme nicht zumutbar ist, z.B. bei einer großen Entfernung.

 

Fehler gefunden? Widerspruch einlegen!

Haben Sie Fehler entdeckt, können Sie gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Dafür haben Sie zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit. Es gibt keine formale Vorgabe für den Widerspruch, es ist jedoch zwingend zu empfehlen, diesen schriftlich einzureichen. Sie sollten auch sicherstellen, dass der Vermieter den Widerspruch erhalten hat (persönlich Übergabe unter Zeugen oder Versand per Einschreiben). Sie sollten als Mieter bei einer Nachforderung, die wegen eines Fehlers zu hoch ist, schnell handeln. Eine Nachforderung muss der Mieter innerhalb von 30 Tagen begleichen, sonst gerät er in Zahlungsverzug (§ 286 BGB). Sie haben hierzu zwei Möglichkeiten:

  1. Widerspruch und Zahlung mit Vorbehalt auf Rückforderung

Sie legen innerhalb der 30 Tage, nachdem Sie die Abrechnung erhalten haben, Widerspruch ein und weisen auf die / den Fehler hin. Sie machen deutlich, dass Sie sich das Recht vorbehalten, Ihre Zahlung zurückzufordern und zahlen die volle Höhe der Nachforderung.

  1. Widerspruch und Teilzahlung

Experten raten zu diesem Vorgehen: Bei einem eindeutigen Fehler zahlen Sie nur den Anteil, der berechtigt ist und legen innerhalb der 30 Tage Widerspruch ein. Sollten Sie mit ihrem Widerspruch Recht haben, ersparen Sie sich somit, dass Sie dem Vermieter wegen einer zu viel gezahlten Summe „hinterherlaufen“ müssen.

 

Hier noch einmal die wichtigsten Fristen:

  • Abrechnungszeitraum Nebenkosten – beim Kalenderjahr vom 01.01. bis 31.12. eines Jahres
  • Abrechnungsfrist Vermieter – 01.01. bis 31.12. des Folgejahres
  • Widerspruchsfrist Mieter – ein Jahr ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung
  • Verjährungsfrist – drei Jahre nach Ende des Abrechnungszeitraums