Wie lange muss ein Mietvertrag aufbewahrt werden?

Wenn ein Mietvertrag erloschen ist, stellt sich die Frage, wie lange man mietrelevante Unterlagen aufbewahren muss und ab wann man diese problemlos entsorgen kann.

Seitens des Gesetzgebers gibt es im Bezug auf Mietunterlagen keine Regelung zur Aufbewahrungspflicht. Dennoch empfehlen Experten, dass man solche Dokumente auch nach dem Umzug nicht sofort wegwerfen sollte. Vielmehr raten sie dazu, diese für mehrere Jahre aufzubewahren.

Verjährungsfrist beachten

Der Hintergrund für diese Empfehlung sind die Verjährungsfristen für eventuelle Forderungen, die auch noch nach dem Auflösen des Mietverhältnisses gestellt werden können. Auf Mieter- wie auf Vermieterseite. Eventuelle Ansprüche aus Mietverträgen, wie z.B. Mietzahlungen und Nebenkostennachzahlungen, sind erst drei Jahre nach dem Auflösen des Mietverhältnisses verjährt. Die Verjährungsfrist beginnt dabei zum Ende des Jahres, in dem der entsprechende Anspruch entstanden ist. Selbst wenn das Mietverhältnis zum Jahresbeginn beendet wird, beginnt die Dreijahresfrist erst zum Ende desselben Jahres.

Daher raten Experten, alle wichtigen Unterlagen mindestens bis zum Ende der Verjährungsfristen aufzubewahren. Hierzu zählen Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsvereinbarungen und Briefwechsel mit dem Vermieter.

Renovierungsrechnungen oder Übergabeprotokolle dürfen dagegen schneller entsorgt werden. Eventuelle Ansprüche des Vermieters verjähren hier schon nach sechs Monaten. Mit der Rückzahlung der Kaution sind alle möglichen Forderungen abgegolten und eine Aufbewahrung der Unterlagen ist dann nicht mehr nötig.

Welche Fristen gelten für Vermieter?

Aus den oben genannten Gründen sollten natürlich auch Vermieter von einer zeitigen Entsorgung wichtiger Unterlagen absehen. Denn auch für Vermieter gilt die Dreijahresfrist. Experten raten hier, Unterlagen, die die Nebenkostenabrechnung betreffen, für mindestens vier Jahre aufzubewahren.

Mindestens fünf, besser sechs Jahre sollte man steuerrelevante Unterlagen aufbewahren. Das heißt, wenn ein Vermieter durch einen Mietvertrag Einnahmen erzielt, die versteuert werden müssen, sollten die hierfür entsprechenden Nachweise im Notfall mindestens fünf Jahre griffbereit sein. Innerhalb dieses Zeitraums können Steuerpflichtige nämlich für versehentliche Falschangaben in der Steuererklärung noch belangt werden.