Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Nicht nur Immobilienmakler oder Hausverwalter müssen sich an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vom 25.05.2018 halten, sondern sie gilt auch für private Vermieter. Nehmen Sie die Auflagen der DSGVO nicht auf die leichte Schulter denn es können bei Verstößen Bußgelder oder Schadensersatzansprüche von Mietern oder Mietinteressenten auf Sie zukommen.
Derzeit gibt es einen angespannten Wohnungsmarkt und der Vermieter kann schnell am Telefon alle Daten des Interessenten abfragen. Dies ist allerdings laut Datenaufsichtsbehörde nicht erlaubt. Nach dem Grundsatzbeschluss der Aufsichtsbehörde ist die Erfassung der Daten in drei Phasen zu unterscheiden:
1.Vor der Besichtigung:
Sie dürfen nach Name, Anschrift sowie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse fragen
2. Nach der Besichtigung (wenn Interesse bekundet wurde)
Jetzt dürfen Sie nach der Bonität fragen (Schufa-Auskunft, Einkommensnachweise, Gesamteinkommen). Der Interessent kann Ihnen auch (freiwillig) mitteilen was und wo er arbeitet.
3. Mietvertrag soll geschlossen werden
Jetzt dürfen die Kontoverbindung und Bürgschaftsverträge abgefragt werden
Achten Sie immer auf Datensparsamkeit: So viel wie nötig – so wenig wie möglich!
Am besten lassen Sie sich vor Beginn der ersten Phase von den Interessenten eine schriftliche datenschutzrechtliche Einwilligung geben, dies ist allerdings freiwillig. In dieser Bescheinigung sollten Sie auch den Zweck der Datenerhebung vermerken.
Zu Ihrer Info: Auch wenn Sie am liebsten so viel wie möglich über Ihren potentiellen Mieter erfahren möchten und einfach neugierig sind, folgende Fragen sollten Sie auf jeden Fall vermeiden:
- Religionszugehörigkeit
- ethnische Herkunft
- Familienstand
- Sexualität
- Schwangerschaft
- Gesundheitsdaten
- Zugehörigkeit zu einer Partei, Gewerkschaft oder Mietervereinigung
- Raucher / Nichtraucher
- Hobbies
- Vorstrafen
- politische Orientierung
Sollte Ihnen ein Mietinteressent unaufgefordert Unterlagen mit persönlichen Daten geben, die für ein Mietverhältnis nicht relevant sind, sind diese zu löschen oder zu vernichten.
Löschpflicht
Wenn kein Mietverhältnis zustande kommt, sind die Daten umgehend zu löschen. Ausnahme ist natürlich, wenn der Mietinteressent der Datenspeicherung zugestimmt hat. Die Löschpflicht besteht egal ob der Mietinteressent kein Interesse hat oder Sie sich für einen anderen Interessenten entschieden haben.
Wissenswert:
Nach den §§ 19 und 34 BDSG sind öffentliche und nichtöffentliche Stellen gegenüber dem Mieter zur Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten verpflichtet:
- Grund der Datenerhebung
- Name sowie Kontaktdaten des Vermieters
- rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung
- Dauer der Speicherung
- Rechte des Mieters im Bezug auf seine Daten
- Beschwerderecht mit Nennung der Datenschutzbehörde
- Recht auf Widerruf der Datenspeicherungseinwilligung
- Recht auf Löschung der Daten
- welche Daten wurden an Dritte weitergegeben
Weiter ist es so, dass Sie, sobald Sie Daten an Dritte weitergeben (müssen), Sie den Mieter in Kenntnis setzen müssen. Auf Antrag muss diese Auskunftserteilung sogar umgehend erfolgen.
Datensicherheit
Der Vermieter hat die Pflicht sorgfältig und vertrauensvoll mit den Daten des Interessenten oder Mieters umzugehen. Die Unterlagen dürfen nicht offen zugänglich sein und falls die Daten auf dem PC gespeichert werden, muss hier der unbefugte Zugriff verhindert werden. Sollten Sie z.B. einen Handwerker für notwendige Reparaturen beauftragen dürfen Sie diesem Name und Anschrift des Mieters mitteilen, allerdings nicht seine Telefonnummer.
Ende des Mietverhältnisses
Nach dem Mietverhältnis hat der Mieter nach Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung seiner Daten, wenn diese nicht mehr benötigt werden und ihren Zweck erfüllt haben. Der Zeitpunkt hängt vom Zweck der Datenerhebung ab:
- Daten zu Betriebskosten müssen wegen der Einwendungsfrist erst 12 Monate nach Zugang der Abrechnung gelöscht werden
- Daten die Ansprüche des Vermieters betreffen sind bis zur regelmäßigen Verjährungsfrist (3 Jahre) zu löschen
- Unterlagen für die Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnung sowie der Mietvertrag muss erst nach zehn Jahren gelöscht werden
- Daten eines Rechtsstreites müssen erst nach rechtskräftigem Abschluss gelöscht werden
Das heißt, wenn der weitergehende Zweck erfüllt ist, müssen die Daten gelöscht werden.
Setzen Sie sich ausführlich mit dem Thema Datenschutz und Datenschutzgrundverordnung auseinander. Die vorgenannten Tipps sind keine Rechtsberatung. Sollten Sie Fragen haben, lassen Sie sich von einem Rechtsanwalt beraten.